In dit moderne tijdperk heb ik op verschillende manieren contact met mijn klanten. E-mails, Facebook-PB’s  Instagram-DM’s, appjes, sms’jes en gewoon ouderwetse telefoontjes stromen binnen van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat. Je ziet soms door de bomen het bos niet meer. En dat geldt ook voor de hotelreserveringen die binnenkomen. Tot voor kort reserveerden klanten bij ons een kamer via een formulier op de website. Dit ontving ik via mail, draaide dat uit, stopte hem in een map, typte het over in Excel – waar ik een hotelplanning in bijhield –  en in mijn boekhoudprogramma waarmee ik de factuur kon maken, die vervolgens doorgestuurd werd naar de klant. Een heel gedoe, maar dit stuk ging me nog wel goed af. Maar dan kwam het belangrijkste nog: mijn hotelplanning moest blijven kloppen. Ook met klanten die even een dagje extra willen boeken, de vakantie toch een weekje verzetten, helemaal annuleren en ga zo maar door.

Begin dit jaar was de maat vol. Ik was zo bang voor fouten en dus dubbele boekingen – die ik me met mijn privéhuisvesting niet kan permitteren – dat ik nog maar eens op zoek ben gegaan naar een nieuw reserveringsysteem. Omdat ik in de dieren­branche niet kon vinden wat ik zocht, ben ik uiteindelijk terechtgekomen bij een systeem voor vakantieparken. Het bedrijf dat dat verzorgde, kon aan dat uitgebreide reserveringssysteem best wat wijzigingen maken, zodat het ook voor mijn kattenhotel ingezet kon worden.

Na een aantal weken inregelen en testen kunnen mijn klanten nu reserveren via een reserveertool op de website. Hier kunnen zij zien wat wij te bieden hebben en wanneer er nog kamers beschikbaar zijn. Na de reservering ontvangen ze direct een mail met betaallink, zodat er ook meteen aanbetaald kan worden. Ik zie vervolgens op mijn dashboard wie er heeft geboekt, voor wanneer, of er is betaald en wat de precieze bezetting is van dag tot dag. Heerlijk voor de klant – die nu op de site precies ziet waar hij aan toe is en met een paar klikken voorzien kan zijn voor een vakantieopvang van zijn kat – én voor mij. Want ik ben nu verlost van een overvolle mailbox, ellende met de printer, mappen vol papier, Excel-bestanden waar net een dagje ontbreekt en dus slapeloze nachten. Bijkomend extra voordeel is dat ik nu mijn bezetting stukken makkelijker in kan voeren in de dierenpensionwijzer van Dibevo. ←

Bekijk hier het originele artikel

Note: Helaas bleek na de start met het nieuwe systeem dat er toch een software foutje in was geslopen. Daarom ben ik voor het reserveren terug gegaan naar de oude beschikbaarheidskalender en het oude reserveringsformulier. In de backoffice, zoals dat zo mooi heet, ben ik inmiddels wel over naar het nieuwe systeem. De eerste nieuwe facturen, met betaallink, zijn deze week verstuurd en goed ontvangen.